Почему недостаточно электронной почты и онлайн-архивирования Office 365 | Доказательство США

Почему недостаточно электронной почты и онлайн-архивирования Office 365 | Доказательство США
архивирование блога и соответствие нормативным требованиям Почему встроенного архивирования Microsoft Office 365 недостаточно: 5 вопросов, которые вы должны задать себе Почему встроенного архивирования Microsoft Office 365 недостаточно: 5 вопросов, которые вы должны задать себе 10 декабря 2015 г.

Эмили Войчик Скорее всего, вы задумываетесь Microsoft Office 365 как часть вашей стратегии архивирования электронной почты. Сегодня практически каждая ИТ-команда задается вопросом: «Достаточно ли это хорошо?» "Как это работает?" и «Как это соотносится с решениями сторонних производителей?» В сегодняшнем цифровом ландшафте юридические, нормативные и бизнес-требования к архивированию электронной почты продолжают расти в масштабе и сложности. Использование базовых возможностей архивирования может быть дорогостоящим и рискованным. Хотя Office 365 действительно включает базовые функции, этих простых возможностей может быть недостаточно для многих организаций, особенно для тех, кто пытается отвечать на запросы электронного обнаружения. Согласно исследованию Osterman Research, «возможность архивирования электронной почты Office 365 предоставляет многие базовые возможности архивирования, но не отвечает дополнительным требованиям электронного обнаружения и нормативным требованиям, с которыми сталкиваются многие организации». Мы настоятельно рекомендуем вам задать себе следующие вопросы, прежде чем полностью полагаться на Microsoft Exchange Online Archiving для архивирования электронной почты: 1) Как бы вы подошли к электронному открытию, где ваша система электронной почты была частью процесса сбора / обнаружения? Система электронной почты является наиболее целевым хранилищем данных в e Discovery. Возможность поиска как в системе электронной почты, так и в архиве электронной почты с расширенными возможностями поиска и без ограничения размера поиска может означать разницу между неполным или поздним ответом обнаружения и выигрышем в деле. Кроме того, как насчет обнаружения данных, не относящихся к электронной почте? Комплексное решение обеспечит готовность к обнаружению всей критически важной информации, хранящейся в электронном виде (ESI), такой как файлы, корпоративный и социальный контент, а не только контент Microsoft. 2) Вам нужен внутренний контроль как для ИТ-отдела, так и для юридического отдела? Поскольку в O365 доступны только базовые функции электронного обнаружения, большую часть процесса электронного обнаружения придется передать внешнему юристу по гораздо более высокой цене. Рабочий процесс электронного обнаружения практически отсутствует, в конечном итоге нет экспорта данных в формате самообслуживания за пределы формата .PST, а также значительных ограничений на действия по юридическому удержанию, что в лучшем случае затрудняет подготовку к судебным разбирательствам. Благодаря возможностям управления соответствием и юридическими проблемами вы можете улучшить наглядность, сократить объем ESI, предотвратить чрезмерный сбор и сократить время проверки документов… и все это внутри компании. Подумайте только о расходах третьих лиц, это значительно снизит. 3) Нужна ли вашей организации неизменная копия записи для всего заархивированного контента? С точки зрения защиты копия записи может существовать только в неизменяемом репозитории. Поскольку Office 365 по умолчанию не защищает архивные данные электронной почты от удаления или изменения, возможность создавать отчеты об аудиторской деятельности по конкретным почтовым ящикам сотрудников была бы обязательной, чтобы иметь возможность представлять заархивированную электронную почту как неизменную с точки зрения законодательства и нормативных требований. События. По сути, в O365 нет аудиторской отчетности. Спросите себя: «Можно ли иметь архив, который на самом деле не архивируется?» Я знаю, что сказал бы ваш босс. 4) Нужно ли вам более стратегически подходить к автоматизированному хранению записей? Многие организации вышли за рамки политики хранения двоичных записей «хранить вечно» или «удалить». Организации теперь хотят, чтобы автоматизация их архивов могла принимать решения о хранении / удалении на более детальном уровне, исходя из ее ценности для бизнеса. Например, то, что файл не подлежит хранению в соответствии с нормативными требованиями, не обязательно означает, что его не стоит хранить. Архивирование электронной почты Office 365 обеспечивает только простые политики хранения записей «удалить» или «заархивировать» и вместо этого полагается на то, что отдельные сотрудники вручную перетаскивают и назначают более детализированные политики хранения. Это увеличивает риск из-за подделки архива в первозданном виде в то время, когда мало терпимости к ошибкам управления данными, а рост неструктурированных данных беспрецедентен. Полагаться на пользователей - это потенциально пагубная практика. 5) Нанимает ли ваша организация лицензированных брокеров или трейдеров, подпадающих под действие правил SEC и FINRA? Совместимость с SEC и FINRA не может быть достигнута с помощью простой и понятной архивации Exchange Online. Сторонний архив электронной почты потребуется для предоставления WORM-хранилища и возможностей надзора для идентификации, просмотра и адресации входящей и исходящей электронной почты, IM, Bloomberg и социальных сетей, а также для ведения контрольных журналов. Одно можно сказать наверняка; переход рынка к O365 открывает умный диалог между заинтересованными сторонами в архиве. Всегда приятно видеть, как люди говорят о потребностях бизнеса и поддерживающих его технологиях. В Proofpoint мы можем расширить Office 365 с помощью расширенных функций безопасности и соответствия, разработанных для удовлетворения даже самых строгих и сложных требований к архивированию электронной почты. Мы приглашаем вас узнать больше о сравнении Microsoft Office 365 и Proofpoint Enterprise Archive или посмотреть наш веб-семинар по запросу. Эмили Войчик - директор по маркетингу продуктов в Proofpoint for Archive and Information Governance Solutions. Эмили является членом ARMA, EDRM и ACEDS. Взгляды и мнения, выраженные в этом сообщении, принадлежат автору и не обязательно отражают официальную политику или позицию Proofpoint, Inc. Подпишитесь на блог Proofpoint
RELATED ARTICLES